Per meglio comprendere un software bisogna utilizzarlo e provarlo. Di seguito riportiamo solo alcuni casi d'uso più frequenti nella gestione assicurativa. Si consiglia pertanto di seguire le videate dopo aver scaricato il software in modo da prender più rapidamente confidenza con WinAge.

Login e password

il sistema presenta le sue funzioni attraverso diverse finestre. Dal menù principale si può accedere alle diverse voci e al sottomenù delle utilità. Alcune delle voci presenti qui possono essere richiamate anche all'interno di voci più specifiche, come portafoglio, incassi o sinistri. Ciò è stato studiato per poter utilizzare le funzioni del sistema anche in modo trasversale senza dover risalire tutte le volte al menù principale.

Come operare sull'anagrafica

Cliccando sulla voce corrispondente nel menù si apre la finestra dell'anagrafica da cui è possibile eseguire immediatamente le ricerche e modifiche, l'inserimento, la stampa o l'esportazione dei dati.

La ricerca avviene indicando gli estremi nei campi presenti nell'interfaccia (compilandoli anche parzialmente e/o più di uno) e cliccando il bottone . In seguito il sistema mostra i risultati nella griglia sottostante che può essere consultata con le barre di scorrimento o con le frecce. Gli altri bottoni sottostanti al canocchiale servono per cancellare gli estremi di ricerca, stampare il risultato elencato dalla ricerca e avviare la funzione avanzata di ricerca via "query SQL".

Facendo doppio click su una riga dell'elenco si accede al dettaglio anagrafico. I dati riportati sono divisi in sezioni e sottosezioni individaubili dalla grafica a linguetta.

Si fa presente che alcuni campi sono di colore giallo (obbligatori) altri presentano bottoni laterali (triangoli con il vertice verso il basso,calendari,C.F., canocchiali,tacquino ecc.). Ognuno ha una sua particolare funzionalità spesso abbastanza intuibile.

Per esempio il bottone del tacquino accanto alla voce Disponibilità, richiama l'editor per la tabella associata, permettendo di modificare i valori  presenti nella lista di selezione.

Un'altro esempio è il bottone del canocchiale vicino alla provincia: esso richiama la finestra si ricerca dei comuni della provincia di Roma e permette di far selezionare all'utente il comune corretto.

Sempre dall'anagrafica è inoltre possibile individuare le polizze del cliente in cui è contraente, assicurato, beneficiario, intestatario al Pra ecc., i titoli contabili incassati/annullati/insoluti e sospesi, i sinistri in cui è stato coinvolto ed infine avere la stampa dell'estratto conto clienti.

Come inserire una polizza

Accedere all'opzione Portafolgio presente nel menù principale di WinAge quindi all'apertura della finestra osservare che il sistema si presenta in modalità ricerca con numerosi campi quali estremi di ricerca e i soliti bottoni ad icona già visti anche nella sezione anagrafica. Per ricercare una polizza si veda la sezione successiva.

Per inserire un nuovo contratto cliccare il bottone "Nuova" presente in basso. Quindi scegliere la società mandataria, il ramo, modello (sotto-ramo), tipo delega (100%,delega nostra,delega altrui). Si ricordi che nel caso di delega bisogna prima capire se si sta accettando una quota o si detiene la delega. Nel primo caso la società mandataria è la Compagnia che accetta la quota, mentre nel secondo caso è la delegataria.

La finestra successiva riporta il dettaglio di polizza, con i campi in giallo obbligatori. Alcuni sono disabilitati ma visibili e vengono calcolati in automatico. Se si decide di inserire solo una proposta, selezionare nel campo Tipo Polizza la voce "Proposta"

Nella parte di sinistra sono evidenziate le etichette delle varie aree: nella sezione generale sono raccoli i dati amministrativi di polizza (Azienda la vostra società, Agenzia la società di piazza su cui è appoggiata la polizza, Subagente il collaboratore) oltre agli estremi per l'eventuale regolazione premio, il vincolo e le convenzioni.

Nella sezione dei Nominativi vengono raccolte le persone fisiche/giuridiche del contratto (contraente/i, assicurati, beneficiari ecc.) con i relativi ruoli. È possibile inserirli direttamente da qui accedendo all'anagrafica oppure selezionarli tra quelli già memorizzati digitando gli estremi nel campo di ricerca, premendo e quindi selezionando/confermando il nominativo nella riga dell'elenco sottostante.

Accedendo alla sezione Garanzie inizialmente non viene visualizzato nulla dato che nulla è stato selezionato. Cliccando sul bottone "Seleziona" si accede alla finestra dedicata all'oggetto e ai rischi del ramo. La compilazione di tutta questa sezione è facoltativa.  Se però presente il sistema, è in grado di automatizzare il calcolo del premio e delle provvigioni oltre che di tariffare il prodotto.

Per il ramo auto il sistema presenta una finestra non numerose sezioni dedicate ai dati tecnici, alla garanzia rca, incendio, furto, kasko e condizioni aggiuntive (parametrizzabili in funzione del prodotto della Compagnia). In molti punti sono presenti i pulsanti che permettono di accedere alle tabelle e completare le opzioni selezionabili successivamente nell'interfaccia. Per esempio gli autoveicoli, i massimali, le classi B/M, le condizioni aggiuntive, le limitazioni e le estensioni, ecc.

Se digitata la data di immatricolazione del veicolo e individuato il modello il sistema è in grado di determinare in automatico il valore del veicolo e quindi anche il valore incendio/furto se presente il modulo di tariffazione. Confermando la finestre delle garanzie il sistema ritorna al contratto e presenta la lista dei rischi inclusi in polizza con il totale imponibile annuo. 

La sezione del premio riporta già calcolato tutto il resto compreso provvigioni. È possibile cambiare il frazionamento e il tipo di provvigione (ricorrente/precontata) o digitare manualmente l'importo.

Nelle note è possibile inserire sia annotazioni personali, sia condizioni o clausole aggiuntive che potranno essere stampate insieme alla polizza, spuntando l'apposita casella. In particolare è possibile prelevare le clausole già note da un database (parzialmente completato) oltre che inserirne di nuove ad uso personale.

Confermando il tutto il sistema chiede il numero di  polizza e permette l'eventuale incasso contestuale sia come sospeso sia attraverso il subagente.

Come ricercare una polizza per sostituirla o stornarla

Attraverso l'interfaccia della ricerca di Portafolgio è possibile indicare gli estremi per individuare il contratto da sostituire o stornare. Quindi avviare la ricerca col cannocchiale e selezionare la riga presente nell'elenco sottostante per individare il contratto. Per visualizzarlo senza fare alcuna operazione fare doppio click, per sostituirlo/annullarlo premere il bottone apposito.

Il sistema mostra una finestra con i riferimenti per lo storno o la sostituizione. Digitare la data e il sistema apporterà in automatico le modifiche. Nel caso di sostituzione, il software mostra tutti i dati della polizza sostituente già compilati con quelli delle precedente in modo da velocizzare l'utente con la variazione.

Come incassare una rata

Dal menù principale accedere al sezione Incassi. Nella finestra di ricerca indicare gli estremi per ricercare il titolo/rata da incassare e avviare la ricerca premendo il tasto del cannocchiale.

Nell'elenco sottostante appaiono i titoli trovati, in colore diversi secondo lo stato. Individuare la rata insoluta da incassare, fare doppio click per accedere al dettaglio. 

Nella finestra vengono riportati tutti i dati contabili della rata, amministrativi e premio, riparto e gestione. Per incassare modificare lo stato da "insoluto" a "incassato" e indicare la data di riscontro e confermare il tutto.

Quietanzamento e avvisi di scadenza

È possibile quietanzare sia un insieme di polizze sia un singolo contratto. Tale operazione viene eseguita in base ai requisiti indicati nell'interfaccia della ricerca di portafoglio. Per il caso singola polizza, selezionare la polizza dall'elenco e premere il bottone "Quietanza". Per operare invece su un'insieme di polizze indicare negli estremi della ricerca il mese/anno scadenza rata, avvia la ricerca col cannocchiale e poi premere il bottone "Quietanza".

Il sistema in automatico elaborerà tutti i contratti dell'elenco generando le rate ed aggiornando le scadenze di rata.

Per stampare gli avvisi di scadenza, premere il bottone Stampe e scegliere la voce "Avvisi di Scadenza".

Nell'interfaccia completare il mese/anno, eventualmente il subagente, e avviare la ricerca.

A questo punto è possibile eseguire le seguenti stampe:

Si fa presente che se un cliente presenta più polizze in scadenza verrà stampato solo un foglio con il riepilogo e un solo bollettino con la somma degli importi lordi.

Elenco messa a copertura

Dalla finestra di ricerca degli incassi premere il bottone "Coperture" per accedere all'interfaccia di stampa lettere avvisi di copertura.
Selezionare il periodo di riscontro dei titoli ed eventualmente l'agenzia di piazza: avviare la ricerca tramite il canocchiale. L'elenco riporta tutte le rate che risultano incassate o in stato di sospeso d'incasso alle condizioni indicate. Avviare la stampa mediante il bottone apposito.

Chiusura dei rendiconti

Dalla finestra di ricerca degli incassi premere il bottone "Rendiconti" per accedere al modulo: indicare in seguito la propria azienda e l'agenzia di piazza per cui si vuole chiudere l'estratto conto e avvia la ricerca col canocchiale. Nell'elenco sottostante vengono riportati i titoli riscontrati e non ancora rendicontati. Il sistema riporta inoltre la situazione del saldo precedente e di quello totale.

Selezionare i titoli con doppio click (diventano rossi) per includerli sul rendiconto, indicare la data e il n.ro di rendiconto. Il sistema automaticamente calcola saldo totale e ritenuta d'acconto. Nel caso di rimessa contestuale inserire lo stesso importo a saldo nel campo di rimessa. In questo modo il rendiconto riporterà saldo zero.

Confermando la chiusura definitiva, i titoli selezionati verranno definitivamente rendicontati e non sarà più possibile modificare lo stato.

Il sistema stamperà il rendiconto, opportunamente intestato all'agenzia di piazza e il logo della propria azienda.

Come caricare una denuncia di sinistro

Accedere dal menù principale alla voce Sinistri. L'interfaccia mostra la sezione della ricerca, da cui come al solito è possibile completare gli estremi per trovare le denunce dopo aver avviato l'operazione col cannocchiale.

Per inserire una denuncia premere il bottone "Nuovo": digitare alla richiesta la compagnia,il ramo, il numero di polizza e la data di avvenimento. Confermando il sistema verifica l'esistenza del contratto e la copertura assicurativa e richiederà il numero di sinistro.

In seguito si apre l'interfaccia del dettaglio della denuncia per la compilazione dell'accompagnatoria che è divisa in tre sezioni evidenziati dall'intestazione di scheda ("Denuncia", "Nominativi" e "Note"). Tutti i campi gialli sono obbligatori.

Nella sezione "Nominativi" indicare le persone fisiche/giuridiche che hanno preso parte all'evento sinistroso indicando anche il loro ruolo (contraente e/o intestatario al Pra viene recuperato dalla polizza), danneggiati, conducenti ecc. oltre che l'indicazione del veicolo con targa se coinvolto.

Alla conferma il sistema presenta la possibilità di stampa dell'accompagnatoria.

Si fa presente che successivamente all'introduzione del sinistro è possibile correggere la denuncia, modificare il suo stato e ristampare l'accompagnatoria oltre che col modulo di liquidazione registrare gli importi pagati e le perizie eseguite.

Con la registrazione delle denunce è possibile avere una visione globale del cliente. Già attraverso l'anagrafica è possibile conoscere la sinistrosità del cliente oltre che i contratti stipulati. 

La contabilità generale

Accedere dal menù alla voce Contabilità Generale e selezionare l'esercizio. Il sistema mostra una interfaccia con più sezioni che raccolgono le operazioni di prima nota, gli estratto conto bancari e di cassa, il libro giornale.

Attraverso i bottoni o facendo doppio click sulle riche di elenco è possibile accedere ai dettagli dei movimenti. Nel caso del libro giornale inoltre è fondamentale conoscere i concetti di partita doppia.

Con questo modulo è pertanto possibile integrare la gestione assicurativa con la parte di contabilità generale con una grande elasticità e semplicità di utilizzo.

Il sistema inoltre è corredato di stampe e brogliacci che permettono di completare e controllare la documentazione inserita, oltre che avere l'automatismo nel passaggio dalla rendicontazione alla contabilità generale.

Statistiche e stampe

Numerose sono le stampe e le statistiche elaborabili con Winage: tutti gli elenchi ottenuti dalle varie interfacce di ricerca presenti sono stampabili. Inoltre i bottoni "Stampa" permettono di offrire ulteriori elenchi, specifici per l'operazione desiderata come per gli avvisi di quietanza o le lettere di copertura. 

Inoltre la possibilità di esportare i risultati delle ricerche in un formato standard e riconosciuto dai pacchetti di Office permette di eseguire dai mail-merge con testi preparti esternamente a elenchi ad hoc.

È sempre possibile stampare il contratto di polizza con i propri loghi aziendali o della Compagnia, il riparto di coassicurazione e le condizioni aggiuntive come appendice di polizza, l'accompagnatoria di sinistro, la cover page,le definizioni e le condizioni contrattuali con un layout totalmente personalizzato oltre che un fac-simile vuoto di polizza.

Nella sezione delle Utilità inoltre tutte le tabelle, i parametri provvigionali, i subagenti, le agenzie di piazza, le Compagnie ecc. sono elencabili su carta.

Infine è possibile elaborare istantaneamente le statistiche sulla produzione per il portafoglio e per l'andamento incassi, ottenendo così non solo i dati numerici, ma anche formati grafici di maggiore impatto visivo.

Questa possibilità agevola l'utente nel determinare gli estremi per la compilazione annuale della statistica Isvap per i brokers, oltre che disporre giorno per giorno della situazione della propria produttività. 

Gestione prodotti e tariffazione automatica

Accedere alle Utilità dal menù di Winage quindi alla voce Prodotti Assicurativi. Il sistema è accuratamente articolato al fine di poter gestire i prodotti assicurativi delle Compagnie fino ad arrivare a determinare rischi e provvigioni.

Selezionare la compagnia, quindi il ramo e il sottoramo interessato. Nella sezione Simplo si possono inserire i testi delle condizioni e definizioni generali di polizza, la cover page e il fac-simile di polizza. È possibile personalizzare il layout di stampa (è una piccola tipografia per i contratti).

Nella sezione rischi si individuano le garanzie che il contratto offre. In questo modo quando si inserisce la polizza è possibile avere uno prospetto delle granazie disponibili che poi l'utente sceglierà. Infine per ogni rischio la tassazione e la provvigione corrispondente.

Le altre sezioni riguardano il motore di tariffazione dei prodotti e i criteri per l'applcazione dei limiti assuntivi ecc.

Numerose sono le possibilità di questo supporto tipografico: dalla personalizzazione del contratto alla stampa differita, senza la necessità di accumulare e distribuire alle Agenzie periferiche quantitativi cartacei prestampati.

Valutazione valore veicoli usati

Accedendo al portafolgio è possibile clicando il bottone "Valore veicoli" ottenere il valore dell'usato del veicolo. Ricercare nel database il veicolo è molto semplice: indicare marca ed eventuale modello e selezionare dall'elenco quello più corretto. Lateralmente il sistema in funzione dell'anno mostra il valore nel mercato dell'usato (media tra compro/vendo).

Archiviazione ottica dei documenti

Da numerosi punti del software è possibile accedere all'archiviazione ottica dei documenti. Ad esempio dal portafolgio, una volta caricata la polizza, è possibile lanciare questa funzione e con lo scanner acquisire tutti i documenti pertinenti. Il sistema registra e archivia le immagini legandole al contratto in questione. L'operazione può essere eseguita anche per gli incassi, i sinistri, l'anagrafica, la contabilità generale oltre che per riferimenti a discrezione dell'utente.

Il peso e la qualità delle immagini può essere scelto dall'utente: il sistema è in grado di comprimere l'immagine in modo da farle utilizzare il minor spazio disco.

Si va da 50 kb circa per un A4 di scarsa qualità, a 150 kb per una discreta qualità al tratto, da 350 kb a 1500 kb per una qualità in tonalità di grigi.

La velocità di acquisizione dipende dallo scanner, dalla modalità e profondità di livelli scelta.

Con un buon scanner è possibile inoltre migliorare la nitidezza e deretinare l'originale soprattutto se presente una carta con fondo disegnato.

Inoltre è possibile in qualsiasi momento visionare i documenti scannerizzati accedendo alle Utilità voce Archiviazione ottica e digitando il gruppo e il numero di riferimento.

Inoltre in qualsiasi momento è possibile eliminare o aggiungere altri documenti al riferimento (polizza/sinistro/incasso ecc.) anche se già archiviati oltre che eseguire una copia, cioè una stampa dell'immagine archiviata.